购物中心开业前3个月 需要注意的三个方面要做到位

　　如何高效整合购物中心开业前的各种资源，为顺利开业和后期的稳场、旺场奠定坚实的基础?开业前3个月的筹备必不可少。

　　1、营运管理文件编制及报审第1件事

　　《商家手册》：工作标准

　　内容包括：购物中心简介;商家须知;商家服务;物业管理;财务管理;安全措施;应急程序等

　　管理控制

　　开业前3个月，参照总部中心下发的相关文件进行编订。须上报总部审批后方可印刷发放

　　《营业员手册》：工作标准

　　内容包括：营业员守则;经营管理;消防(安全)管理;违规处理;基本礼仪规范等

　　管理控制

　　开业前3个月，参照总部中心下发的相关文件进行编订。须上报总部审批后方可印刷发放

　　《招商营运管理操作手册》：工作标准

　　编制招商营运管理工作各业务模块的操作指引、规范、规定、流程及各类记录表格

　　管理控制

　　开业前3个月，参照总部中心下发的相关文件进行编订。须上报总部审批后方可执行

　　开业应急预案：工作标准

　　①制定针对开业期间各类突发事件的应急预案

　　②充分权衡各类突发事件对商场营运管理工作产生的直接和间接影响

　　管理控制

　　①考虑各部门之间的协同性和及时性;

　　②到以人为本，信息对称，反应迅速，统一指挥，影响最小

　　商家合同和资料管理：工作标准

　　①合同签订10日内，《租赁合同》(含补充协议)、《物业管理服务协议》应移交至招商营运部;

　　②营运人员建立合同台帐

　　管理控制

　　①招商营运部指定专人负责合同归档和分发;

　　②严格控制合同等重要资料的查阅、借出、复印等事项，必须制定相应审批流程并保留记录;

　　③本部门人员查阅合同须经招商营运部经理同意;复印合同须经营运副总同意;非本部门人员查阅合同须经总经理同意

　　商家资料建档：工作标准

　　①建立商家资料档案，一家一档，每份商家档案须编写《商家档案资料目录》;

　　②认真核对商家的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证、代理证书、委托书等，且每年复查，及时更新过有效期的证书;

　　③整理前期招商的各类文件资料

　　管理控制

　　①招商营运部经理负责统筹商家资料建档工作，并抽查商家档案的完备情况。

　　②妥善保管与商家沟通过程中的各类书面文件包括往来文件、确认书、承诺函、整改单及照片等。

　　未签约客户的通讯录应妥善保管，并须建立台帐，与品牌资源库建立对应关系。

　　营运基础信息和台帐：工作标准

　　①准备日常营运管理信息记录的各类表单，包括《购物中心营运信息日报表》、《购物中心租赁合同基础台帐》、《购物中心主力店、步行街商家联系台帐》等;

　　②建立各类台账、报表和档案，包括广场档案、商铺租赁、多种经营、广告位、品牌资源库等。

　　管理控制

　　①专人负责开业后营运管理信息的记录统计、分析和归档工作;

　　②按照总部营运中心下发的相关模版建立各类台帐、报表和档案。

　　2、商家进场装修及现场管控第2件事

　　装修工程对接：工作标准

　　①商家签署《装修手册确认书》后向其发放《商家装修手册》等相关资料，并提醒商家仔细阅读;

　　②商家填写《装修申请表》、《消防安全责任书》、《保险承诺书》等文件;

　　③商家按《商家装修手册》要求提交设计图纸、工程进度表、施工单位企业相关资质证明，以及商铺店招设计方案和效果图，一式四份;

　　④工程部、物业部在收到《装修申请表》和装修施工图后的3个工作日内给出《装修图纸审核意见书》，并由营运人员交至商家

　　管理控制

　　①商家签订租赁合同后，招商营运部指定专人负责进场装修及现场管控工作。

　　②营运人员向商家发放《商家装修手册》等相关资料文件，提示商家认真阅读并按要求填写相关表格，并接收商家提交的图纸的文件资料。

　　③工程部、物业部负责审核商家装修图纸并提出修改意见;营运人员通知商家按要求整改。

　　④商铺店招设计方案及效果图由各地商管公司总经理审核。

　　施工手续办理：工作标准

　　①商家持《装修申请表》在财务部完成各项费用的缴纳(包括装修押金、管理费、水电费、施工人员出入证工本费等);

　　②商家持《装修申请表》和缴费收据办理《施工人员出入证》;

　　③商家持收据领取《施工许可证》

　　管理控制

　　①装修方案和图纸审核通过后办理装修《施工许可证》;

　　②营运部人员负责《宜宾唐人财富中心商铺装修流转审批表》的流转签署;

　　③商家提供已修改且符合要求的图纸

　　商家进场：工作标准

　　①在规定进场日前10天，招商营运部查看商铺基本情况，对不符合交房条件的，及时提交工程部并督促解决;

　　②进场当日，由招商营运部、工程部、物业部陪同商家进场收房，共同填写《房屋交接确认书》。对于不符合项进行记录并及时落实解决;

　　③营运人员实时掌握商家内装工程进度和节点，及时与施工单位沟通协调交叉施工、成品保护等配合工作;

　　④商家制定施工进度表并张贴于商铺醒目位置

　　管理控制

　　①在指定进场日交房验收，如不符交房标准的，则按现状先行交付并尽快予以完善;

　　②招商商营运部提前1个月将商家进场计划报工程部;

　　③根据施工进度表管控商铺施工进度，如有问题须与商家负责人尽快沟通解决。

　　现场管控及验收：工作标准

　　①修期间如需动用明火时，商家须提前办理《动火作业审批表》手续;

　　②工程部、物业部在施工过程中进行巡查并形成《二次装修检查记录表》;

　　③对在巡查中发现的问题，工程部、物业部应向商家开具《整改通知书》，并要求立即整改;

　　④隐蔽工程封闭前，商家须提前2日向工程部提出申请，填写《商铺装修隐蔽工程验收单》;

　　⑤装修工程完成后，营运部人员及时通知工程部进行验收，并签署《宜宾唐人财富中心装修退款审批表》

　　管理控制

　　①招商营运部监督施工进度，并及时记录装修跟进过程中的各类情况;

　　②营运人员配合工程部、物业部进行安全、卫生、人员出入等方面的现场管控;

　　③营运人员须与商家及时沟通，做好信息反馈，整改落实等工作;

　　④营运人员做好施工现场临水、临电的现场协调工作;

　　⑤营运人员配合做好成品保护工作;

　　⑥招商营运部制作各类现场标识;

　　⑦营运人员配合物业部做好人员、材料、货品等进出规定和现场管理

　　⑧营运人员应为商家及其供应商提供相关服务。

　　⑨商家二次装修流程及职能定位可视情况，由工程部、物业部、招商营运部相互配合完成

　　3、建立营运服务窗口第3件事

　　总服务台：工作标准

　　①业前1个月设立总服务台;

　　②定总服务台工作人员的统一着装;

　　③建立总服务台的工作内容、服务标准和流程;

　　④试广播系统及其他硬件;工程部、物业部确认商场有偿服务内容及流程;

　　⑤财务部确认收费流程及操作规范，确认收费服务项目的对接

　　管理控制

　　①总服务台的位置应醒目，便于寻找;

　　②总服务台的引导标识应显著、清晰;

　　③服务台须参照公司整体VI要求进行设计施工;服务项目、服务承诺、收费项目、服务监督电话等必须公示;

　　④开业前1个月制作所有常用工作表单，包括：《缴费通知书》、《欠费通知书》、《停车场月卡办理申请单》、《维修工作单》、《维修项目统计表》、《相关方投诉处理表》、《投诉处理事件汇总表》、《投诉处理回访记录表》、《日常运营巡视记录表》、《服务申请单》、《顾客接待登记表》、《借用物品登记表》、《邮件收发登记表》、《广告播出审批表》、《投诉信息登记表》、《投诉处理单》等。